【業務改善＃1】最近よく聞く「属人化」とは？意味やデメリットを分かりやすく解説

昨今ではリモート・テレワークの一般化に伴い、「業務の見える化」や「属人化の解消」「業務平準化」等が着目されるようになりました。

属人化とは、特定の社員が担当している業務の詳細内容や進め方が、当人以外では分からなくなってしまう状態を指します。
反対に「誰もが一定の品質を保って業務を遂行できる」ことを業務の標準化といいます。現在では多くの企業が「脱・属人化」を目指してITやデジタル技術を駆使した業務の標準化を進めています。

■ 属人化が起こすリスクは？

業務が属人化することで引き起こされるリスクは下記の３つがあります。
１：組織の業務効率と品質が低下
２：マネジメントが困難
３：ノウハウを蓄積できない

１：組織の業務効率と品質が低下
業務が属人化すると外から状況が把握できない状態になります。
例えば「見積の単価設定が担当ごとにバラバラ」「顧客対応の履歴、現在の状況が見えない」といった事態が起こります。また、退職や異動などで担当不在になってしまった時に担当者の違いによりサービスや品質にバラつきが生じます。

２：マネジメントが困難
属人化することで担当者の業務を把握できなくなります。
業務プロセスや工数を正確に評価できないため、業務非効率やミス、トラブルの対応が遅くなるケースも起こりえます。

３：ノウハウを蓄積できない
社員が独自のノウハウやスキルを他社員へ共有・引き継ぎをしないまま退職した場合、代わりの人を探し、その人のスキルを以前の質まで上げるには時間がかかります。それには自社のサービスや売上に直接影響してくるため、深刻な問題と言えます。

■ 業務標準化をすすめるべき理由は？

１：品質の維持・向上
２：従業員の不在・退職時にも柔軟に対応できる

１：品質の維持・向上
業務の標準化が実現できると、ベテラン社員でも入社間もない社員でも同様の業務フローで同じ品質の成果物を上げることが可能になります。また、従来の方法を全社的に見直すきっかけにもなります。
そうして全社の業務効率を改善することができれば、品質の維持だけでなく向上まで叶えることができます。

２：従業員の不在・退職時にも柔軟に対応できる
人に依存しない業務推進が非常に重要になっています。業務標準化や情報共有の仕組みが整っていない職場では、社員の誰かが休職や退職をするとなると引き継ぎ作業でてんやわんやといった状況になりがちです。
その点、業務標準化の仕組みが整えられていれば、突然の休職や退職で業務が滞ることはないでしょう。

■ 属人化を解消するために

属人化を解消するためにはITの活用が効果的です。様々な情報共有ツールがありますが自社の業務に合ったものを選び、上手く活用することが大切です。

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